Bagaimana UniTransact Membantu IKEA Indonesia Terapkan Bisnis dengan Lebih Efisien

Mengacu pada CEO Survey yang pernah digelar oleh PwC¹, sebanyak 4 dari 10 CEO memprediksi bisnis yang mereka jalankan saat ini mungkin tidak akan mampu berlanjut dalam 10 tahun ke depan bila mereka tidak mengubah strategi dan pendekatan dalam menjalankan bisnis. Perlu ada adaptasi yang serius agar perusahaan bisa bertahan dalam jangka waktu lebih panjang.

Salah satu wilayah yang penting untuk menjadi fokus adaptasi dan strategi adalah teknologi. Perkembangan teknologi dalam beberapa dekade belakangan menuntut korporasi semakin adaptif dan memanfaatkan secara optimal, baik untuk pengembangan pasar maupun untuk mendukung proses bisnis agar berjalan lebih efisien.

Inilah yang dilihat oleh perusahaan multinasional, IKEA Indonesia, peritel perabot rumah tangga. Sebagai bagian dari jaringan perusahaan internasional, berbagai transaksi dengan para supplier global merupakan aktivitas keseharian. Sebagai informasi, dengan 460 gerai yang tersebar di 62 negara, IKEA sejauh ini bekerja sama dengan 1.600 supplier di seluruh dunia yang tergabung dalam IKEA Supply AG².

Seiring perkembangan bisnis IKEA di Indonesia, perusahaan membutuhkan dukungan sistem dan teknologi yang lebih efisien untuk mendukung transaksi, termasuk dalam melakukan transaksi dengan para supplier global yang dilakukan dalam valuta asing. Semakin efisien tentu bisa membantu perkembangan bisnis lebih cepat.

Inilah yang menjadi dorongan utama bagi IKEA Indonesia untuk menggunakan layanan UniTransact (UTB) dari HSBC Indonesia sejak 2022 silam. Hardy Susanto, Corporate Finance and Treasury Manager IKEA Indonesia, menceritakan, aktivitas pembayaran dengan para supplier global sangat terbantu dengan adanya platform UniTransact ini. “Platform UniTransact memberikan pengalaman transaksi bagi pelanggan secara lebih baik, lebih cepat, lebih cerdas dan lebih efisien,” ceritanya.

Hardy menuturkan, sebelum beralih ke UniTransact, kesemua proses dan tahapan transaksi valas oleh korporasinya dilakukan secara manual. Dokumen terkait transaksi harus diunggah melalui email kepada bank. Oleh bank, dokumen-dokumen itu akan direview terlebih dulu sebelum bisa diproses ke tahap selanjutnya.

Apabila di tengah proses diskrepansi ternyata ada dokumen yang kurang sesuai atau perlu dilengkapi, maka bank akan menginformasikan pada nasabah supaya segera dilengkapi. Lalu, nasabah akan melengkapinya lagi melalui email.

Kesemua proses itu dilakukan dengan komunikasi melalui telepon atau email. “Jadi, ada banyak email-email yang berhubungan dengan dokumen pendukung, juga telpon dengan perbankan,” ceritanya.

Selama proses yang masih manual itu, nasabah juga tidak bisa memantau sudah sejauh mana proses berjalan di bank. “Setelah pengiriman dokumen lalu masuk ke proses diskrepansi nasabah tidak mengetahui proses sudah sampai mana, apakah transaksi bisa eksekusi hari ini atau tidak,” imbuh Hardy.

Belum lagi ketika hendak bertransaksi valas, nasabah perlu memastikan dengan bertanya terlebih dulu pada bank berapa rate transaksi valas saat itu. Begitu juga saat booking rate,juga masih dilakukan secara manual melalui telepon dari nasabah ke pihak bank.

Bayangkan bila dalam sehari ada puluhan hingga ratusan transaksi valas yang harus diproses oleh sebuah korporasi, tentu akan sangat memakan waktu serta energi untuk proses yang sebenarnya bisa berjalan lebih efisien bila ada solusi tersedia.

Kehadiran platform UniTransact dari HSBC Indonesia menjadi solusi cerdas yang membuat kesemua proses yang semula serba manual dan memakan waktu serta kurang efisien, menjadi lebih ringkas dan mudah.

Sejak tahun 2022, IKEA Indonesia memutuskan untuk memakai layanan UniTransact dari HSBC. Platform UniTransact membantu IKEA Indonesia dalam memproses transaksi valas pada para supplier-nya di seluruh dunia, dengan lebih mudah serta lebih efisien.

“Platform terintegrasi UniTransact dengan fitur-fitur lengkap mulai dari pengunggahan dokumen, penyelesaian diskrepansi, rate valas ditampilkan real time sehingga pembelian valas juga bisa dilakukan real time, disuguhkan dalam dashboard komprehensif sehingga kami bisa melihat transaksi yang sudah dan sedang dilakukan. Kesemua itu terintegrasi dan memudahkan kami dalam melakukan transaksi valas,” jelas Hardy.

UniTransact dikembangkan pada platform unggulan HSBC yakni HSBCnet yang ditujukan untuk menyederhanakan dan menyatukan interaksi nasabah dengan berbagai fungsi perbankan ketika nasabah melakukan transaksi internasional.

Beberapa keunggulan UniTransact yang sudah dirasakan manfaatnya oleh para nasabah termasuk IKEA Indonesia di antaranya.

Pertama, dashboard komprehensif. Tampilan dashboard yang lengkap memungkinkan nasabah melihat ringkasan transaksi pembayaran internasional, transaksi inward maupun outward.

Kedua, visibilitas lebih baik. Nasabah dapat melihat status transaksi yang dilakukan secara terperinci dan seketika dari awal sampai akhir di dalam satu platform.

“Sebagai nasabah, kami bisa melihat proses payment sudah sampai di mana karena platform ini memberi alert atau notifikasi posisi tahapan. Misal, diskrepansi sudah selesai sehingga nasabah bisa ke tahap pembelian valas. Ketika valas sudah di-book, maka akan ada notifikasi lagi bahwa proses berikutnya akan dilanjutkan oleh bank. Dengan demikian, kami memiliki visibilitas dari awal sampai akhir proses,” cerita Hardy.

Ketiga, penyelesaian diskrepansi secara online. Tidak ada lagi tumpukan email dan panggilan telepon berulang-ulang. Penyelesaian diskrepansi bisa dilakukan melalui komunikasi dua arah dengan tim HSBC secara online baik untuk pemberian tambahan informasi maupun klarifikasi.

Keempat, pengelolaan dokumen transaksi secara efisien. Nasabah dapat mengunggah, menyimpan serta menarik dokumen transaksi sesuai kebutuhan. Bukan hanya satu, nasabah bisa mengunggah banyak dokumen tanpa batasan jumlah dokumen atau total besar dokumen yang bisa diunggah. Pembatasan hanya pada ukuran satu dokumen yakni maksimal 20 MB.

Kelima, proses transaksi valas yang mulus. Nasabah bisa memantau rate valuta asing secara real-time di platform UniTransact dan bisa langsung booking rate valas untuk melakukan transaksi. Dengan kemudahan itu, nasabah bisa menghindari human error dalam menentukan rate valas yang diinginkan untuk transaksi.

“Sebelum ada platform ini, kami harus menanyakan terlebih dahulu berapa rate yang berlaku, baru dikunci lalu diproses. Bisa ada human error dalam proses itu. Kini dengan platform UniTransact, kami selaku nasabah bisa langsung membeli rate valas yang kami mau, ketika kami klik maka otomatis masuk [diproses] sehingga meminimalisir kesalahan dari sisi rate valas,”cerita Hardy.

Semua keunggulan platform UniTransact itu sudah dirasakan oleh Hardy dan tim di IKEA Indonesia. “Proses di treasury jadi lebih efisien baik dari segi waktu maupun sumber daya manusia. Lebih memudahkan dan praktis,” imbuhnya.

Pengalaman memakai platform UniTransact yang terbukti membantu proses aktivitas bisnis di IKEA Indonesia, membuat Hardy tak ragu untuk merekomendasikan layanan baru dari HSBC Indonesia itu ke pebisnis lain. “Saya rekomendasikan platform ini karena sejauh ini sebagai nasabah saya merasakan a more simplified, faster, smarter and efficient seamless banking experiences,” kata Hardy.

References:

• PWC: Five issues for private businesses to focus on in 2023
• HSBC UniTransact
• www.ikea.com
• www.ikea.co.id